Als een zorgmedewerker vertrekt, is de vacaturetekst het enige onderdeel van de rekening dat iemand ziet. De maanden dat de plek onbezet blijft en de maanden dat een nieuwe collega nog niet op volle kracht draait, staan nergens geboekt. Toch vormen ze samen het grootste deel van de kosten.
Vier posten per vertrek
De kostprijs van één vertrek bestaat uit vier onderdelen die elkaar opvolgen in de tijd.
- Werving. Advertenties, bureaukosten, de uren van recruitment en van de leidinggevende die selecteert en gesprekken voert.
- Vacatureperiode. De maanden dat de functie onbezet is. Het werk gaat door, dus je vangt het op met inhuur, overwerk of extra diensten. De meerprijs daarvan is een reële kostenpost, ook al staat die onder een andere noemer in je boeken.
- Inwerken. Een nieuwe medewerker is de eerste maanden nog niet volledig productief. Dat is normaal en onvermijdelijk, maar het is wel geld.
- Begeleiding. De uren die collega's besteden aan inwerken, meelopen en vragen beantwoorden. Die uren gaan af van hun eigen werk.
Vermenigvuldig de som daarvan met het aantal vertrekkers per jaar, en je hebt de jaarlijkse verloopkosten. Met de calculator kosten personeelsverloop vul je je eigen verlooppercentage, vacaturetijd en inwerkperiode in.
Waarom schaarse functies onevenredig duur zijn
De rekensom schaalt niet netjes mee met het salaris. Bij functies waar de arbeidsmarkt krap is, gebeuren twee dingen tegelijk: de vacature staat langer open, en de overbrugging is duurder omdat je op een schaarse inhuurmarkt koopt. Een gespecialiseerd verpleegkundige die zes maanden vervangen moet worden door inhuur kost daarom een veelvoud van een functie die je in zes weken invult.
Dat betekent ook dat gemiddelden misleiden. Een organisatiebreed verlooppercentage van tien procent kan prima zijn als het vooral in makkelijk vervulbare functies zit, en alarmerend als het geconcentreerd zit op de afdelingen waar je niemand kunt vinden.
Vertrek in het eerste jaar is de duurste soort
Er is één categorie vertrek die dubbel telt: de medewerker die binnen een jaar weer weg is. Dan heb je de volledige wervings- en inwerkkosten gemaakt zonder er productieve jaren voor terug te krijgen, en begint de cyclus meteen opnieuw.
De oorzaken zijn zelden salaris. Vaker gaat het om een verwachting die niet uitkwam: de bezetting bleek krapper dan geschetst, de begeleiding kwam er in de praktijk niet van, of het rooster liet zich niet combineren met het privéleven. Dat is nuttig nieuws, want het zijn allemaal dingen die je kunt beïnvloeden voordat iemand tekent.
Wat het rendement van behoud zichtbaar maakt
Behoudbeleid krijgt zelden een businesscase, omdat de opbrengst een vermeden kostenpost is en die is per definitie onzichtbaar. Toch is de som eenvoudig: bereken de kosten per vertrek, vermenigvuldig met het aantal vertrekkers dat je verwacht te voorkomen, en zet dat af tegen de investering.
Praktisch gezien zit de winst meestal in drie richtingen:
Kortere vacaturetijd
Elke maand dat een vacature eerder vervuld is, is een maand zonder overbruggingskosten. Een sterker werkgeversmerk werkt hier direct op door: meer en beter passende sollicitanten betekent minder tijd tot de eerste geschikte kandidaat.
Betere match vooraf
Eerlijk zijn over de bezetting, het rooster en de zwaarte van het werk kost je sollicitanten, maar levert je medewerkers op die blijven. Dat is een gunstige ruil zodra je de kostprijs van vroeg vertrek kent.
Serieuze inwerkperiode
Inwerken dat alleen op papier bestaat, verschuift de kosten naar later. Een nieuwe collega die na drie maanden zelfstandig draait, is goedkoper dan een die na een jaar nog steeds vragen moet stellen, en veel goedkoper dan een die opgeeft.
Verzuim en verloop zijn dezelfde rekening
Teams met een hoog verloop krijgen hoger verzuim, en teams met hoog verzuim verliezen vaker mensen. Wie beide posten los begroot, ziet die wisselwerking niet. Zet ze naast elkaar in dezelfde rapportage en het gesprek verandert: niet twee HR-problemen, maar één bedrijfsvoeringsvraagstuk. Het bijbehorende bedrag aan de verzuimkant reken je door in het artikel over wat ziekteverzuim werkelijk kost.