Een elektronisch patiëntendossier (EPD) is het digitale dossier waarin een ziekenhuis alle patiëntgegevens vastlegt: diagnoses, behandelingen, medicatie, uitslagen en verslaglegging. Het EPD ondersteunt registratie aan de bron, autorisatiebeheer en gegevensuitwisseling, en valt onder de WGBO, AVG en Wabvpz.
Kort samengevat
- Het EPD is de digitale spil voor registratie, behandeling en gegevensuitwisseling in het ziekenhuis.
- Registratie aan de bron voorkomt dubbele invoer en verhoogt datakwaliteit.
- Autorisaties, logging en de AVG bepalen wie welke gegevens mag inzien.
- De markt wordt gedomineerd door enkele grote EPD-leveranciers.
Wat is een elektronisch patiëntendossier (EPD)?
Eenelektronisch patiëntendossier (EPD)is het digitale systeem waarin een ziekenhuis het volledige medische dossier van een patiënt registreert en beheert. Het bevat onder meer anamnese, diagnoses, behandelplannen, medicatie, verpleegkundige verslaglegging, laboratorium- en radiologie-uitslagen en operatieverslagen. Het EPD vervangt het papieren dossier en fungeert als centrale informatiebron voor het zorgproces, facturatie en verantwoording.
Het bijhouden van een dossier is wettelijk verplicht op grond van deWGBO(Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst). De verwerking van gegevens valt onder deAVG, en deWet aanvullende bepalingen verwerking persoonsgegevens in de zorg (Wabvpz)stelt eisen aan elektronische uitwisseling en toestemming.
Hoe werkt registratie aan de bron?
Registratie aan de bronbetekent dat gegevens eenmalig, eenduidig en op het moment van vastleggen worden geregistreerd door de professional die de zorg verleent. Deze eenmalige vastlegging wordt daarna hergebruikt voor meerdere doelen: behandeling, overdracht, declaratie en kwaliteitsregistraties. Dit voorkomt dubbele invoer, verlaagt de registratielast en verhoogt de datakwaliteit.
Uniformering gebeurt via zorginformatiebouwstenen (zibs), gestandaardiseerde informatie-eenheden zoals bloeddruk of medicatiegebruik. Zibs maken gegevens uitwisselbaar tussen systemen en zorgverleners, wat aansluit bij de doelstellingen van deWet elektronische gegevensuitwisseling in de zorg (Wegiz).
Wie mag welke gegevens inzien: autorisaties en logging
Toegang tot het EPD is gebaseerd opautorisatiesdie zijn afgeleid van functie en behandelrelatie. Het uitgangspunt is dat alleen zorgverleners met een behandelrelatie inzage hebben, in overeenstemming met het beroepsgeheim en de AVG. Elk EPD registreertlogging: wie welke gegevens wanneer heeft ingezien of gewijzigd. Patiënten kunnen op grond van de Wabvpz een overzicht van deze logging opvragen.
- Rolgebaseerde toegang: rechten gekoppeld aan functie (arts, verpleegkundige, secretariaat).
- Behandelrelatie: inzage alleen bij een actuele zorgrelatie.
- Break-the-glass: noodtoegang met achteraf verantwoording en registratie.
- NEN 7510/7512/7513: normen voor informatiebeveiliging en toegangslogging in de zorg.
Hoe ziet de leveranciersmarkt eruit?
De Nederlandse ziekenhuismarkt voor EPD-systemen wordt gedomineerd door enkele grote leveranciers. Academische en veel algemene ziekenhuizen werken met systemen zoals Epic, HiX (Chipsoft) of Nexus. De keuze voor een EPD is een strategische en kostbare investering met langdurige contracten; migratie tussen systemen is complex en arbeidsintensief.
| Aspect | Aandachtspunt |
|---|---|
| Implementatie | Doorlooptijd, opleiding, tijdelijke productiviteitsdaling |
| Interoperabiliteit | Aansluiting op zibs, LSP en regionale uitwisseling |
| Beveiliging | Voldoen aan NEN 7510 en AVG |
| Beheerkosten | Licenties, onderhoud, personele inzet |
Aandachtspunten voor bestuur, HR en inkoop
Een EPD-implementatie raakt het hele ziekenhuis. VoorHRis de opleidings- en veranderlast relevant, evenals het risico op tijdelijke werkdruk en verloop. Bestuurders wegen registratielast tegen datakwaliteit en verantwoordingseisen vanIGJenNZa. Inkoop let op contractvoorwaarden, leveranciersafhankelijkheid en beveiligingsgaranties.
Wilt u de personele impact van grote systeemveranderingen doorrekenen, gebruik dan derekentools. Voor de gevolgen van uitval en verzuim tijdens een implementatie is deberekening van verzuimkostenbruikbaar, en de impact van uitstroom kunt u inschatten met dekostenberekening voor personeelsverloop.
Veelgestelde vragen
Is een ziekenhuis verplicht een EPD te gebruiken?
Er bestaat geen expliciete verplichting tot een elektronisch dossier, maar de WGBO verplicht wel tot dossiervoering. In de praktijk werken vrijwel alle ziekenhuizen digitaal, mede door de Wegiz die elektronische gegevensuitwisseling stapsgewijs verplicht stelt.
Wat is het verschil tussen een EPD en een PGO?
Een EPD is het dossier van de zorgaanbieder waarin professionals registreren. Een persoonlijke gezondheidsomgeving (PGO) is een omgeving van en voor de patiënt, waarin deze eigen gegevens uit meerdere bronnen kan verzamelen en beheren. Beide kunnen via standaarden gegevens uitwisselen.
Welke normen gelden voor beveiliging van het EPD?
Voor informatiebeveiliging in de zorg gelden de NEN 7510, 7512 en 7513. Deze stellen eisen aan toegangsbeheer, uitwisseling en logging. Samen met de AVG vormen zij het kader waaraan een EPD en de verwerkingsverantwoordelijke moeten voldoen.